Okres przechowywania dokumentów ewidencjonujących ilość przepracowanych godzin wynosi 3 lata od momentu w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Zapis ten, z początkiem 2017 roku będzie dotyczył nie tylko osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę ale także wykonujących zlecenia i świadczących usługi w ramach samozatrudnienia.
Dokumentacja potwierdzająca liczbę godzin będzie podstawą do określenia, czy wprowadzona wraz z nowym rokiem, minimalna stawka godzinowa, jest przestrzegana. Jednocześnie ustawa nie określa w sposób szczegółowy tego, jak należy przechowywać owe dokumenty. Te w wersjach papierowych należy zabezpieczyć przed utratą czy uszkodzeniem – podobnie jak inne dokumenty firmowe.
Jeżeli przedsiębiorstwo będzie się posługiwać wersją elektroniczną, konieczne jest stałe aktualizowanie kopii zapasowej, na dodatkowym nośniku, by uniknąć przypadkowego usunięcia. Nie należy zapominać także o zabezpieczeniu danych osobowych, znajdujących się w dokumentach – dostęp do nich powinny mieć wyłącznie osoby uprawnione.